Seit geraumer Zeit schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran! Da ist es naheliegend, dass wir als Benutzer auch immer häufiger auf digitale Lösungen für Probleme aller Art zurückgreifen. Ein Thema, welches im Geschäftsalltag immer wieder kontrovers diskutiert wird, ist das papierlose Büro.
„Ein papierloses Büro verzichtet zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur EDV-gestützte Verfahren (Computer).“
Wikipedia
Was ist damit gemeint?
Es geht darum, im Büroalltag (möglichst) vollständig auf Notizzettel, Rechnungen in Papierform und ausgedruckte E-Mails zu verzichten.
Als digital arbeitende Agentur haben wir uns natürlich auch bei TEAMSCHEIBEN mit dieser Thematik auseinander gesetzt. In diesem Blogbeitrag geht es um die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros.
Die Vorteile:
Kostenminderung
Papier kostet Geld, der Toner oder die Tinte im Drucker ebenso. Auch wenn diese Kosten wahrscheinlich nicht ganz eliminiert werden können, so können sie zumindest erheblich gemindert werden.
Mehr Platz
Im papierlosen Büro ist plötzlich wieder viel mehr Platz vorhanden. Ordner, Aktenschränke und die ungeliebten, unübersichtlichen Papierstapel verschwinden auf die Festplatte. Vor allem auch optisch ein grosses Plus für Ihr Büro.
Ordnung / Suche von Dokumenten
Das Ablegen, Suchen und Archivieren von Dokumenten verschlingt in Büros massenhaft Arbeitszeit. Natürlich müssen auch im papierlosen Büro Dokumente gescannt, umbenannt und abgelegt werden. Aber dafür findet man mittels Suchfunktion jedes Dokument innert Sekunden und kann dieses bei Bedarf auch gleich an ein Teammitglied oder einen Kunden per E-Mail verschicken.
Verfügbarkeit
Im papierlosen Büro sind alle Dokumente jederzeit und überall auf der Welt verfügbar. Die Zeiten, in denen beim Kundenmeeting genau die falsche Akte auf dem Schreibtisch liegen geblieben ist, sind mit dem papierlosen Büro vorbei.
Ökologie
Das Thema Nachhaltigkeit wird allgemein immer wichtiger. So natürlich auch im Büro. Allerdings ist dieser Punkt in Zusammenhang mit dem papierlosen Büro nur bei Dokumenten „erfüllt“, welche von Anfang an in digitaler Form zu Ihnen finden. Und: E-Mails sollten nur in absoluten Ausnahmefällen ausgedruckt werden!
Auf den ersten Blick hat das papierlose Büro eine Menge an Vorteilen zu bieten. Aber ist die digitale Variante für jeden Bereich im Büro geeignet? Nachfolgend einige Nachteile.
Die Nachteile / Probleme:
Der visuelle Aspekt
Das gedruckte Wort auf Papier prägt sich wesentlich besser in unser Gedächtnis ein, als das digitale Pendant. Wird ein Text sogar von Hand geschrieben, verstärkt sich dieser Effekt nochmals. Natürlich gibt es mittlerweile unzählige Apps sowie Soft- und Hardwarelösungen, welche uns in dieser Hinsicht das Leben erleichtern. Aber so ganz können diese Lösungen noch immer nicht mit dem klassischen Papier mithalten.
Keine Verbindung
Wenn aus irgend eine Grund keine Verbindung zum Netz (Internet oder Intranet) besteht, haben Sie auch keinen Zugriff auf die Daten. Glücklicherweise kommt dies in der Schweiz relativ selten vor, aber wenn genau dann ein wichtiges Meeting ansteht, kann das doch ziemlich an den Nerven zerren.
Stromausfall / Systemcrash
Ähnlich verhält es sich bei einem Stromausfall oder Systemcrash. Wenn die Festplatte mit allen Daten kaputt geht, können Daten unter Umständen irreparabel zerstört oder verloren sein. Um eine geeignete Backup-Lösung kommt man darum nicht herum!
Cloudsicherheit
Als Speicher- oder Backup-Lösung bietet sich ein Cloud-Dienst an. Aber leider sind auch Clouds nicht zu 100% sicher. Alle Daten mehrfach zu speichern kann aber auch hier unangenehme Überraschungen vermeiden. Wichtig ist nur, dies auch regelmässig zu tun!
Digitale Affinität
Gerade in grösseren Unternehmen findet sich schnell ein Mitarbeiter, welcher mit der digitalen Welt nichts am Hut hat. Für solche Mitarbeiter ist es natürlich sehr mühsam und unbefriedigend, sich an ein papierloses Büro zu gewöhnen. Auch Behörden und Ämter akzeptieren nicht in allen Fällen digital signierte Dokumente. Also kommt man teilweise auch nicht um eine physische Ablage herum.
Fazit:
Ob sich eine Firma nun für oder gegen ein papierloses Büro entscheidet, ist von sehr unterschiedlichen Faktoren abhängig und sehr individuell. TEAMSCHEIBEN setzt trotz möglicher Nachteile auf ein papierloses Büro, wo immer dies möglich ist.
So verschicken wir Beispielsweise alle Rechnungen nur in digitaler Form, oder arbeiten bei Meetings mit einer Software, um Notizen festzuhalten. Für uns überwiegen die Vorteile klar! Vor allem die Verfügbarkeit und der Platzgewinn haben bei der Entscheidungsfindung die grösste Rolle gespielt.