Früher haben sich auf meinem Schreibtisch PostIT-Zettel an PostIT-Zettel gereiht. Dazu kamen dann noch all die anderen Zettel, Blätter und alte Couverts aus dem Altpapierstapel, welche für Notizen herhalten mussten. Auf dem Weg zum papierlosen Büro musste ich natürlich auch dieses Problem irgendwie in den Griff bekommen, und bin schlussendlich mit der Anwendung EVERNOTE fündig geworden.
Im Folgenden möchte ich EVERNOTE etwas genauer vorstellen, und einen kleinen Einblick geben, wie ich dieses mächtige und dennoch einfach zu bedienende Tool tagtäglich nutze.
Kritzelst du noch, oder notierst du schon?
Diese Frage hat sich bei mir früher nie gestellt. Denn ich habe gekritzelt. Und wie ich gekritzelt habe! Es kam vor, dass ich zu ein und demselben Thema vier oder fünf (handschriftliche) Notizen erstellt, und diese auch noch verteilt im ganzen Büro irgendwo abgelegt habe.
Das Erstaunliche war jedoch, wie zuverlässig ich diese Notizen jeweils wieder gefunden habe. Es ist mir bis heute absolut schleierhaft, wie ich mir so all die Sachen merken konnte. Aber das ist ein anderes Thema…
Die Zeit dazwischen…
Ich habe also alles völlig chaotisch irgendwo notiert. Und weil das irgendwann ziemlich nerven kann, musste eine Lösung her.
Mir war relativ schnell klar, dass diese Lösung digital sein musste. Denn ein Kriterium war, dass ich die Notizen jederzeit zur Hand haben wollte.
Darum habe ich zu Beginn einfach die Notizfunktion in meinem iPhone ausprobiert – mit mässigem Erfolg. Da haben mir einfach zu viele Features gefehlt, welche ich noch gerne drin gehabt hätte.
Dann habe ich mich im App-Store auf die Suche nach einer geeigneten Alternative gemacht und wiederum einige Apps ausprobiert. Auch die haben mich nicht restlos überzeugt.
Die einen waren zu umständlich in der Handhabung, bei anderen konnte man keine Bilder einfügen, wieder andere konnte man nicht mit anderen Geräten synchronisieren etc.
… und dann kam EVERNOTE
Es fühlte sich beinahe an, wie eine Erlösung. Hatte da tatsächlich jemand in Sachen Notizen-App die gleichen Bedürfnisse wie ich?
Das konnte ich mir beim besten Willen nicht vorstellen. Also habe ich angefangen mit EVERNOTE in der Gratis-Version zu arbeiten. Und ich war sehr schnell überzeugt davon!
Aber wieso eigentlich? Ist doch nur eine Notizen-App!
Ja und nein! – Klar, das Anlegen von Notizen ist sicher einer der wichtigsten Funktionen von EVERNOTE. Aber weitere Features wie zum Beispiel die wirklich GUTE Suchfunktion, die Möglichkeit Notizen zu verschlagworten oder die Tatsache, das EVERNOTE meine Handschrift lesen kann (und das ist wirklich nicht immer einfach), machen dieses Tool so mächtig.
Dazu kommt noch, dass Notizen problemlos im Team geteilt werden können und via integriertem Work-Chat auch gleich darüber diskutiert werden kann.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Notizbücher und Schlagworte
In EVERNOTE ist es möglich, Notizen in Notizbüchern zu sammeln und mit Schlagwörtern zu versehen. So findet man Notizen selbst dann, wenn man den Titel oder das Erstellungsdatum vergessen hat.
Geräteübergreifende Synchronisation von Notizen
Alle Notzien werden bei EVERNOTE automatisch online gespeichert. Somit sind alle Eingaben jeweils auf allen Geräten synchron. Im Arbeitsalltag ist dies enorm parktisch. So kann ich beispielsweise ein Meeting am iMac im Büro vorbereiten, und habe später beim Kundenmeeting mittels MacBook oder iPhone von überall her Zugriff auf die Daten.
Scanfunktion
Belege, Visitenkarten, Produktinformationen – Alles kann bequem in EVERNOTE gescannt werden und ist so jederzeit verfügbar.
Suchfunktion
Die Suchfunktion ist eines der mächtigsten Tools in EVERNOTE. Zum einen kann EVERNOTE Handschriften lesen und so auch handschriftliche Notizen wieder finden, zum anderen ist EVERNOTE (Premium und Business) in der Lage, PDF-Dateien, Office-Dokumente, Bilder oder gescannte Unterlagen nach Text zu druchsuchen.
Der Web Clipper
Vor EVERNOTE hatte ich im Browser jeweils unzählige Lesezeichen gespeichert. Diese habe ich jedoch selten bis nie genutzt. Viel eher habe ich die Seite via Google-Suche erneut gesucht und im idealfall auch wieder gefunden.
In EVERNOTE ist es möglich, nützliche Informationen, welche ich online finde, via Web Clipper direkt in Evernote zu speichern. Dabei kann ich Screenshots, ganze Seiten oder nur relevante Abschnitte speichern. So habe ich alles jederzeit griffbereit.
Vorlagen
EVERNOTE stellt derzeit über 50 Vorlagen zu verschiedensten Themengebieten zur Verfügung. Zum Beispiel
- Tagesordnung für Meetings von Arbeitsgruppen
- Reisekalender für die Reiseplanung
- Projektübersicht zur Kontrolle von Etappenzielen
Diese sparen enorm viel Zeit, welche man man mit wichtigeren Dingen füllen kann.
Selbstverständlich kann man auch eigene Vorlagen anlegen
Fazit:
Wer lange sucht, wird endlich fündig. So zumindest ist es mir ergangen. Mittlerweile nutze ich den Premium-Plan und kann EVERNOTE nur weiter empfehlen!
Bei Fragen zu EVERNOTE stehe ich gerne per E-Mail zur Verfügung.
Autor: Andreas Scheiben | atelier@team-scheiben.ch